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Teilnahmebedingungen Aussteller/Sponsoren
Teilnahmebedingungen Aussteller/Sponsoren Stand 2015
der Management Forum der Verlagsgruppe Handelsblatt GmbH, Eschersheimer
Landstraße 50, 60322 Frankfurt am Main, Stand 2015
(1) Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserer Veranstaltung. Die nachfolgenden Regelungen gelten für alle Liefer- und Leistungsbeziehungen zwischen uns. Sie gelten auch für alle künftigen Geschäftsbeziehungen, auch wenn diese Bestimmungen nicht noch einmal ausdrücklich vereinbart werden. Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Bedingungen werden nur Vertragsbestandteil, wenn wir diese schriftlich anerkennen. Diese Regelungen gelten auch dann, wenn wir in Kenntnis entgegenstehender oder abweichender Bedingungen eine Lieferung oder Leistung erbringen.
(2) Anmeldung und Zulassung

Ein Vertrag über die Teilnahme als Aussteller oder aber über den Abschluss eines Sponsorenpaketes erfordert zunächst die Übermittlung eines vollständig ausgefüllten Anmeldeformulars. Bitte beachten Sie, dass Sie bei einer Teilnahme als Aussteller und einem gleichzeitigen Sponsoring die Anmeldeformulare jeweils gesondert ausfüllen müssen. Die Anmeldung erfolgt auf dem jeweiligen Vordruck der Ausstelleranmeldung sowie des Sponsorpaketes/Sponsorenvertrages. Diese Anmeldung/Vertrag ist ausgefüllt und rechtsverbindlich unterschrieben baldmöglichst an Management Forum der Verlagsgruppe Handelsblatt GmbH (im Folgenden als „Veranstalter“ bezeichnet) zurückzusenden.

Mit der Anmeldung erkennt der Aussteller/Sponsor für sich und die von ihm Beauftragten diese Teilnahmebedingungen als verbindlich an. Der Vertrag mit Ausstellern/Sponsoren erfolgt durch eine Bestätigung in Textform (z.B. E-Mail oder Telefax) des Veranstalters, wodurch ein Vertrag zwischen Aussteller und Veranstalter geschlossen wird. Die erteilte Zusage kann vom Veranstalter widerrufen werden, wenn die Voraussetzungen für die Erteilung nicht oder nicht mehr gegeben sind. Der Veranstalter ist berechtigt, Anmeldungen ohne Begründung zurückzuweisen.
(3) Standvergabe und Bestimmungen
(3.1) Standvergabe

Die Ausstellungsstände werden vom Veranstalter zugeteilt. Das Eingangsdatum der Anmeldung ist hierbei nicht maßgebend. Die Größe der gesamten Ausstellungsfläche ist begrenzt. Ein Anspruch auf eine bestimmte Standplatzierung besteht nicht, Platzierungswünsche werden soweit möglich berücksichtigt, sind aber nicht verbindlich. Der Veranstalter kann Stände aus organisatorischen Gründen oder zur Wahrung des Gesamtbildes verlegen oder die Ausstellungsfläche und –aufteilung anpassen. Ein einseitiges nachträgliches Umplatzierungsrecht des Veranstalters ist gegeben, wenn für die Änderung ein triftiger Grund auf Seiten des Veranstalters vorliegt und wenn diese Änderung für den Aussteller/Sponsor zumutbar ist. Ein triftiger Grund ist beispielsweise gegeben,
  • wenn die Sicherheitslage auf dem Gelände / in der Halle eine Umplatzierung erfordert,
  • wenn wegen eines nicht vorhergesehenen Bewerberandrangs Platzmangel entstanden ist und noch weitere Aussteller/Sponsoren zugelassen werden sollen, oder
  • wenn der Bewerberandrang geringer ist als erwartet und die Gefahr besteht, dass zwischen den Ständen erhebliche Lücken entstehen, oder wenn der Veranstalter mangels Platzbedarfs eine Halle ganz oder in Teilbereichen schließen möchte.
Finanzielle Ansprüche kann der Aussteller/Sponsor deswegen nicht geltend machen. Falls es für die Umplatzierung zwar einen triftigen Grund gibt, die Ausstellung hingegen dem Aussteller objektiv nicht zumutbar ist, steht dem Aussteller ein Rücktrittsrecht zu, welches er innerhalb einer Woche nach Erhalt der Umplatzierungsmitteilung ausüben muss. Tut er dies nicht, gilt die Umplatzierung als akzeptiert. Der Aussteller ist zur Entrichtung der Miete auch dann verpflichtet, wenn er aus in seiner Person liegenden Gründen, also aus Gründen, die in seinen Risikobereich fallen, die Standfläche nicht in Gebrauch nehmen kann. Dies gilt auch dann, wenn ihn kein Verschulden trifft.

Der Aussteller/Sponsor darf den ihm zugewiesenen Standplatz, nur mit schriftlicher Genehmigung des Veranstalters (Textform ausreichend) ganz oder teilweise Dritten überlassen, ihn vertauschen, untervermieten oder für andere Firmen annehmen. Vor Aufnahme eines Mitausstellers ist dieser dem Veranstalter schriftlich zu benennen. Die Aufnahme des Mitausstellers ist zustimmungsbedürftig, wobei der Veranstalter seine Zustimmung nur aus berechtigten Gründen verweigern darf. Der Aussteller darf jedoch nicht die gesamte Fläche einem Dritten überlassen bzw. untervermieten.

Mitaussteller ist, wer auf der einem Aussteller zugewiesenen Standfläche mit eigenem Personal oder Angebot auftritt (dies gilt auch für wirtschaftlich mit dem Aussteller verbundene Unternehmen.) Die rechtliche und wirtschaftliche Verantwortung für den Mitanmelder liegt beim Aussteller/Sponsor.
(3.2) Standbegrenzungen

Eine Überschreitung der gebuchten Standbegrenzung ist nicht zulässig. Der Veranstalter kann verlangen, dass Ausstellungsstände, deren Aufbau nicht genehmigt ist bzw. nicht den Ausstellungsbedingungen entspricht, geändert oder entfernt werden. Muss ein Stand aus diesem Grund geschlossen werden, so findet eine Rückerstattung der Standmiete nicht statt. Jede Überschreitung der gebuchten Standfläche wird in Höhe von EUR 250,00 zzgl. MwSt. pro qm in Rechnung gestellt. Die Höhe der Standfläche bzw. zusätzlichen pro qm kann sich individuell bei den einzelnen Kongressen ändern. Bitte die jeweiligen Anmeldeformulare beachten.
(3.3) Systemstand / eigenes Standsystem

Der Mietpreis des Ausstellungsstandes bezieht sich auf die reine Ausstellungsfläche und beinhaltet keinerlei Standmaterial. Sofern der Aussteller kein eigenes Standsystem verwendet, können Systemstandelemente einer beim Veranstalter akkreditierten Messebaufirma gebucht werden. Die gebuchten Leistungen sind kostenpflichtig und werden direkt mit der Messebaufirma abgerechnet. Der Vertrag wird sodann zwischen dem Aussteller und der Messebaufirma geschlossen, ohne dass der Veranstalter in die Vertragsbeziehungen miteinbezogen wird. Das gesamte Standbaumaterial ist Eigentum der Messebaufirma. Wände des Mietstandes dürfen weder beklebt noch „benagelt“ oder „betackert“ werden. Mit der Bestellung von Systemstandelementen stimmt der Aussteller/Sponsor automatisch den Geschäftsbedingungen der Messebaufirma zu. Wird ein eigenes Standsystem mitgebracht, entfällt der Standaufbau durch eine Messebaufirma.
(3.4.) Standaufbau- und abbau; Vertragsstrafe

Der Aufbau der Stände wird frühzeitig bekannt gegeben. Der Aussteller ist vor der Planung seines Standaufbaus verpflichtet, sich über die baulichen Gegebenheiten seiner gebuchten Standfläche (Säulen, Brandschutzeinrichtungen etc.) rechtzeitig (bis spätestens 14 Tage vor der Veranstaltung) beim Veranstalter zu informieren. Der Standaufbau muss rechtzeitig vor Eröffnung der Veranstaltung abgeschlossen sein. Der Aussteller verpflichtet sich zur Entsorgung des Mülls nach Auf- und Abbau des Standes. Notwendige Aufräumarbeiten werden dem Verursacher in Rechnung gestellt. Der Beginn des Abbaus wird rechtzeitig vom Veranstalter bekannt gegeben. Kein Stand darf vor Veranstaltungsende ganz oder teilweise geräumt werden. Der Veranstalter behält sich vor, aus organisatorischen Gründen die Dauer der Ausstellung oder die Auf- und Abbauzeiten insgesamt oder in Teilbereichen anzupassen. Die Aussteller werden über diese Änderungen rechtzeitig im Vorfeld der Veranstaltung informiert. Zuwiderhandelnde Aussteller müssen eine Vertragsstrafe in Höhe einer halben Bruttostandmiete zahlen. Die Vertragsstrafe schließt weitergehendere Ansprüche des Veranstalters nicht aus, wird aber auf sie angerechnet.
(3.5) Strom-, Wasser- und Telekommunikationsanschluss

Die allgemeine Beleuchtung, einfacher und höherer Stromanschluss sowie Wasser- und Telefonanschluss und zusätzliche Telekommunikationseinrichtungen (Analog, ISDN, DSL, Wireless Lan etc.) sind vom Aussteller direkt bei dem vom Veranstalter beauftragten Dienstleister (Hotel/Messe) auf eigene Kosten zu buchen. Die Abrechnung erfolgt direkt zwischen dem Dienstleister (Hotel/Messe) und dem Aussteller/Sponsor.
(3.6.) Bewachung

Der Veranstalter stellt für den Ausstellungsstand keine Bewachung. Für die Beaufsichtigung und Bewachung des Standes ist der Aussteller selbst verantwortlich. Das gilt auch während der Auf- und Abbauzeiten, vor Beginn und nach Beendigung der Veranstaltung. Der Veranstalter empfiehlt, zur Sicherung des Standes während der Nachtstunden rechtzeitig eine Standwache über den vom Veranstalter beauftragten Dienstleister (Hotel/Messe) auf eigene Kosten zu buchen. Die Abrechnung erfolgt direkt zwischen dem Dienstleister (Hotel/Messe) und dem Aussteller/Sponsor.
(3.7.) GEMA-Genehmigung

Bei Musikwiedergabe am Ausstellungsstand ist die Genehmigung der GEMA-Gesellschaft für musikalische Ausführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte durch den Aussteller/Sponsor einzuholen.
(3.8.) Kongressteilnahme, Standbetreuer und Zulassung

Standbetreuer werden mit EUR 250,00 bei zweitägigen Kongressen bzw. mit EUR 125,00 bei eintägigen Kongressen zzgl. MwSt. pro Person für die gesamte Veranstaltung in Rechnung gestellt. Die Teilnahme als Standbetreuer berechtigt zum Zutritt der Ausstellung und beinhaltet das Mittagessen und die Kaffeepausen. Der Zutritt zu den Vorträgen und zu den Programmpunkten des Kongresses (Preisverleihung, Dinner, Galaevent, Führungen etc.) ist nicht gestattet. Standbetreuer werden durch ein separates Namensschild unterschieden und erhalten keine Kongressunterlagen.

Die Kongressteilnahme berechtigt zum Zutritt zu den Vorträgen, Ausstellungen und allen etwaigen Abendveranstaltungen (wenn angeboten und sofern nichts anderes ausgewiesen). Kongressteilnehmer erhalten die gesamten Kongressunterlagen. Workshops zu Beginn und am Ende der Veranstaltung müssen ggf. extra gebucht werden. Aussteller und Sponsoren können weitere Kongressteilnahmen mit einem Rabatt von 15% auf die offizielle Teilnahmegebühr gemäß dem jeweiligen Kongressprogramm buchen. Kombinationen verschiedener Rabatte (Frühbucher) sind nicht möglich.
(4) Werbung, Veranstaltungen und Aktionen auf dem Stand

Die Ausgabe von Prospektmaterial oder sonstiger Werbung ist nur auf dem eigenem Stand erlaubt. Zusätzliche Marketing- und Werbemaßnahmen außerhalb der schriftlichen Vereinbarungen des Ausstellers und Sponsors z.B. Plakate, Aufsteller, Auslage von Informationsmaterial, Give-aways, Standpartys, Promotionaktionen etc. außerhalb des Ausstellungsbereiches (Vortragsräume, Infosäulen, vor und in weiteren Räumen des Veranstaltungsortes) sind kostenpflichtige Zusatzleistungen. Sie bedürfen der vorherigen Genehmigung durch den Veranstalter (min. acht Wochen vor Kongressbeginn) und werden gesondert in Rechnung gestellt. Lautsprecherwerbung, Dia- und Filmvorführungen und Veranstaltungen auf dem eigenen Stand sind spätestens vier Wochen vor Veranstaltungsbeginn dem Veranstalter bekannt zu machen und von diesem schriftlich genehmigen zu lassen. Der Veranstalter ist berechtigt, trotz vorher erteilter Genehmigung Vorführungen einzuschränken oder zu untersagen, die Belästigungen, Schmutz, Staub, Abgase oder Erschütterungen verursachen oder aus sonstigen Gründen zu einer Gefährdung oder Beeinträchtigung der Veranstaltung führen.

Der Aussteller/Sponsor verpflichtet sich, keine Werbung, die gegen rechtliche Bestimmungen oder die guten Sitten verstößt, vorzunehmen. Der Aussteller/Sponsor sichert zu, dass die Benutzung seines Firmennamens, seines Firmenlogos sowie andere Werbemaßnahmen markenrechtlich, firmenrechtlich und urheber- sowie wettbewerbsrechtlich uneingeschränkt zulässig sind.
(5) Aussteller- /Teilnehmerausweise

Für die Dauer der Veranstaltung ist das vom Veranstalter an alle Aussteller/Sponsoren sowie Standbetreuer und Kongressteilnehmer ausgegebene Namensschild zu tragen. Andere Namensschilder sind nicht gestattet. Kongressteilnehmer und Standbetreuer erhalten unterschiedliche Namensschilder.
(6) Stornierung
(6.1.) Stornierung durch den Aussteller/Sponsor

Die Stornierung eines Sponsorings/ Ausstellungsstandes bedarf der Schriftform. Bei einer Stornierung bis 4 Wochen vor Veranstaltung werden 50% des Rechnungsbetrages erhoben. Bei einer Stornierung nach Ablauf der 4-Wochenfrist sowie bei Nichterscheinen wird der gesamte Rechnungsbetrag fällig. Eine Rückerstattung von nicht in Anspruch genommener Kongressteilnahmen und Standbetreuer entsprechend der jeweiligen Buchung findet nicht statt. Selbstverständlich ist eine Vertretung angemeldeter Personen möglich.
(6.2.) Stornierung durch den Veranstalter

Der Veranstalter trägt die wirtschaftlichen Risiken der Veranstaltung. Der Veranstalter behält sich daher vor, die Veranstaltung spätestens [acht Wochen] vor dem geplanten Termin abzusagen (Stornotermin). Bereits geleistete Zahlungen werden erstattet. Im Übrigen können nur solche Ansprüche auf Erstattung von Vorbereitungskosten geltend gemacht werden, die zwingend und nachweislich vor dem Stornotermin aufgewendet werden mussten § 8 (Höhere Gewalt) bleibt unberührt.
(7) Haftung
(7.1.) Haftung des Veranstalters

Schadensersatzansprüche gegen den Veranstalter wegen Verlust oder Beschädigungen von am Stand eingebrachten Gegenständen sind, außer bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit des Veranstalters, ausgeschlossen. Im Übrigen ist die Haftung des Veranstalters - ausgenommen in Fällen des Vorsatzes, der groben Fahrlässigkeit, bei Verletzung von Leib, Leben oder Gesundheit und in Fällen zwingend angeordneter Haftung - auf die schuldhafte Verletzung wesentlicher Pflichten aus diesem Vertrag und der Höhe nach ist auf das Doppelte einer Standgebühr bzw. einer Sponsorenvergütung beschränkt.
(7.2) Haftung des Ausstellers/Sponsors

Der Aussteller/Sponsor erhält den Standplatz bzw. die Ausstellungsfläche in einem fehlerfreien, für die geplante Verwendung in vollem Umfang geeignetem Zustand. Etwaige Beeinträchtigungen oder Beschädigungen sind vom Aussteller/Sponsor vor Standaufbau dem Veranstalter schriftlich mitzuteilen und geeignet zu dokumentieren (Fotografien). Eine nachträgliche Geltendmachung vorhandener Schäden oder Beeinträchtigungen ist nicht möglich.

Der Aussteller/Sponsor haftet bei schuldhaftem Verhalten für alle Beschädigungen des Standplatzes/der Ausstellungsfläche sowie für vom Messebau, dem Hotel, beispielsweise wegen unzulässiger Werbung oder Schutzrechtsverletzungen, des Veranstaltungsorts oder anderen Dienstleistern zur Verfügung gestelltes Material/Zubehör. Den Ausstellern/Sponsoren wird empfohlen, ihr Risiko selbst über eine Versicherung (erweiterte Betriebshaftpflicht) abzudecken.

Im Falle einer Inanspruchnahme des Veranstalters durch den Eigentümer/Betreiber des Veranstaltungsorts und/oder den Messebauern oder sonstigen Dritten stellt der Aussteller/Sponsor den Veranstalter auf erste Anforderung von allen hieraus resultierenden Schäden, Kosten oder Ansprüchen, einschließlich der Kosten einer angemessenen Rechtsverteidigung, frei. Im Übrigen gelten die gesetzlichen Bestimmungen.
(8) Höhere Gewalt
  Kann der Veranstalter aufgrund unvorhergesehener besonderer, vom Veranstalter nicht beeinflussbarer Umstände die Veranstaltung nicht durchführen, entfällt die Standmiete. Muss aus besonderen Umständen eine begonnene Veranstaltung verkürzt oder vorzeitig beendet werden, hat der Aussteller/Sponsor keinen Anspruch auf Rückerstattung oder Reduktion der Standmiete. Der Aussteller/Sponsor hat keinerlei Ansprüche auf Schadensersatz.
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